L’anno corrente, il 2021, sembra confermare il percorso di digitalizzazione delle PMI italiane, già iniziato nel 2020. Non solo: la recente proroga del piano Transizione 4.0 da parte del Governo ha infatti nuovamente messo in luce la necessità di rendere il lavoro sempre più interconnesso e smaterializzato, sia sfruttando meglio le potenzialità delle soluzioni di smart working che delle recenti tecnologie per le imprese e le industrie.

Investire nella digitalizzazione aziendale e in una miglior gestione del lavoro da remoto permette, infatti, qualsiasi siano le dimensioni dell’azienda, di mantenere o migliorare i ritmi di lavoro e produttività anche in contesti in continua evoluzione.

Ma quali sono gli aspetti chiave che rendono una PMI digitale? Quali gli strumenti necessari per lo smart working e la sua integrazione con il lavoro in presenza?

Abbiamo identificato cinque componenti principali:

  • Una solida connessione aziendale, che si traduce anche in una stretta interconnessione tra l’interno e l’esterno dell’azienda e anche, ad esempio, con il cliente.
  • Strumenti che facilitino operazioni di gestione dei processi o organizzazione dei progetti, rendendoli fluidi anche con il lavoro a distanza.
  • Un sistema di sicurezza informatica e protezione dei dati aziendali inespugnabile e capace di schermare l’azienda e i suoi dipendenti dalle minacce esterne, sempre più frequenti ed efficaci.
  • Archivi aziendali e, più in generale, software e soluzioni per lo smartworking in cloud, per la tutela del dato e per la facile reperibilità dei documenti di lavoro anche quando fuori ufficio.
  • Partner tecnici e tecnologici su cui poter contare, per poter tornare operativi in tempi brevi in caso di qualsiasi problematica o necessità di innovazione.

Vediamole più in dettaglio, scoprendo quali sono gli strumenti fondamentali per la digitalizzazione di ogni azienda e garantire l’integrazione di sistemi di smart working in totale sicurezza con la massima efficienza.

1. Connessione aziendale robusta e affidabile

Quando la connessione dati aziendale non è abbastanza robusta si sente: meeting virtuali a scatti, navigazione in Internet frustrante, servizi lenti e traffico fuori ufficio impossibile da gestire. Una linea dati affidabile e veloce è infatti il primo degli strumenti necessari per lo smart working, utile a rendere la comunicazione tra colleghi fuori e in ufficio semplice, così come a connettere in maniera immediata azienda e clienti. Sono principalmente due gli aspetti da valutare quando si investe in una nuova linea dati:

  • Preferire, quando possibile una connessione in fibra ottica, dal momento che si rivela nella maggior parte dei casi la tecnologia in grado di meglio supportare il traffico aziendale. Che sia FTTH, FTTC o punto-punto, la solidità della fibra assicura alle imprese il mantenimento dei propri standard di lavoro e servizio anche in caso di attività intensa sulla rete. Sono valide alternative anche le connessioni via ponti radio, soprattutto per aziende con strutture multi sede non raggiunte dalla fibra.
  • Scegliere opzioni linee dati per cui c’è una banda minima garantita in termini di Gigabit/s; questo dettaglio fa la differenza soprattutto in contesti di traffico intenso e necessità di gestire, ad esempio, sistemi di smartworkingdi più dipendenti con necessità digitali differenti. 
  • Preferire, quando possibile una connessione in fibra ottica, dal momento che si rivela nella maggior parte dei casi la tecnologia in grado di meglio supportare il traffico aziendale. Che sia FTTH, FTTC o punto-punto, la solidità della fibra assicura alle imprese il mantenimento dei propri standard di lavoro e servizio anche in caso di attività intensa sulla rete. Sono valide alternative anche le connessioni via ponti radio, soprattutto per aziende con strutture multi sede non raggiunte dalla fibra.
  • Scegliere opzioni linee dati per cui c’è una banda minima garantita in termini di Gigabit/s; questo dettaglio fa la differenza soprattutto in contesti di traffico intenso e necessità di gestire, ad esempio, sistemi di smartworkingdi più dipendenti con necessità digitali differenti. 

2. Soluzioni voce e documenti per la gestione dei processi da remoto

Tra gli strumenti smartworking per l’ufficio più sfruttati nel passato 2020 e riconfermati negli investimenti del 2021 vi sono tutte quelle tecnologie che permettono di creare una fluida interconnessione tra ufficio e lavoratore da remoto. Un esempio è il centralino telefonico in cloud PBX, con cui, dovunque si trovi il dipendente (in ufficio, a casa o in trasferta), riesce a gestire agilmente tutti i contatti quotidiani. Unified Communications, videochiamate, strumenti di call center, gestione delle chiamate via cellulare sono solo alcune delle molte opzioni integrate nel solo strumento del centralino cloud PBX.

Oltre ai servizi voce, per la gestione di processi e progetti da remoto sono altrettanto fondamentali soluzioni per la condivisione protetta di file. Soprattutto per aziende che si trovano quotidianamente a scambiare grandi volumi di dati e documenti, optare per servizi di filesharing o data room. 

3. Piano di cyber-resilienza e strumenti per la protezione dei dati aziendali

È importante ricordare che tutti i sistemi di smartworking necessitano alcune essenziali accortezze in termini di sicurezza, in modo che sia il lavoratore che l’azienda siano tutelati a pieno. Il rischio è che i dispositivi dei dipendenti in lavoro agile si trasformino nel punto più debole della struttura aziendale, da cui un qualsiasi malintenzionato è in grado di accedere. Per proteggere le imprese da queste eventualità l’opzione migliore è quella di investire in consulenze esterne specializzate, in modo da definire un piano di cybersecurity e resilienza informatica efficace.

In linea più generale, però, qualsiasi azienda e in particolar modo le PMI, possono beneficiare dall’utilizzo di tecnologie come le VPN (Virtual Private Network) per la connessione dall’esterno dei dipendenti, in modo da proteggere la rete aziendale generale attraverso una segmentazione. Il malintenzionato non avrà così accesso all’intera rete dell’impresa ma sarà confinato ad un solo ramo della stessa.

Oltre alle VPN un’ulteriore valida tecnica è quella della Multi Factor Authentication (MFA), vale a dire l’autenticazione a più fattori con conferma, ad esempio, tramite app mobile. La MFA è un’opzione di cybersecurity utile sia per i dipendenti e strumenti in smartworking che per chi è in presenza, aggiungendo un livello di protezione ulteriore agli accessi.

4. Archivi aziendali leggeri e protetti: servizi cloud e back-up

Il back-up è uno degli alleati della cybersecurity aziendale più erroneamente sottovalutato dalle aziende non solo quando per quanto riguarda le soluzioni di smart working, soprattutto dalle piccole e medie imprese. Tuttavia, perdere i propri dati di lavoro o tutti i progetti che abbiamo nel tempo costruito con un cliente storico non è un’eventualità così remota se non si ha un solido piano di backup e protezione del dato. Backup e cloud backup dovrebbero, per questo, essere ben integrati nei sistemi di smart working delle aziende, in modo da garantire che eventuali debolezze nella sicurezza e, in generale, uffici a metà tra il virtuale e la presenza fisica possano sempre contare su più copie, criptate e schermate da possibili minacce informatiche.

Gli archivi aziendali virtuali si confermano come affidabili tool di lavoro anche in caso di dipendenti flessibili tra ufficio, lavoro da casa e trasferte: così i documenti sono sempre reperibili e i materiali sono accessibili ovunque la persona si trovi.

5. Partner tecnologici e tecnici su cui contare

Attualmente sono moltissime le tecnologie per la digitalizzazione e le soluzioni per lo smartworking sul mercato, capaci di rispondere, ad oggi, a qualsiasi tipologia di esigenza presente e futura. La vera sfida del 2021, più che seguire la corrente della virtualizzazione del lavoro, è gestire al meglio la generale organizzazione dei processi, oltre ai nuovi strumenti e smart working. In questo senso, buona norma sarebbe selezionare con attenzione i partner tecnologici con cui si collabora, sia per la fornitura delle nuove tecnologie che per i servizi di manutenzione e supporto. Affidarsi a collaboratori esterni di qualità, attenti allo sviluppo e alla ricerca, è, in definitiva, la modalità con cui meglio valorizzare lo stesso lavoro quotidiani dei propri dipendenti.

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