Perché le aziende hanno l’obbligo PEC? E, in generale, cosa dice la normativa sulla PEC per le aziende? Vediamo i dettagli.
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è lo strumento con cui aziende, Pubbliche amministrazioni e privati possono inviare e-mail con lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Nonostante la loro istituzione per le imprese risalga ormai a 16 anni fa, le PEC sono un sistema oggi più che mai fondamentale per la digitalizzazione degli uffici. Possedere un indirizzo certificato permette infatti di assicurare che tutto ciò che è trasmesso, qualsiasi sia la natura del messaggio, arrivi con certezza a destinazione, oltre ad assicurare che lo scambio sia protetto e con le stesse tutele legali della raccomandata.
Ma non solo: vige, infatti, sia per le Pubbliche Amministrazioni che per le aziende, l’obbligo di PEC, per gestire le comunicazioni ufficiali. Gli indirizzi PEC di società e imprese dovranno essere registrati e opportunamente comunicati al Registro delle Imprese. Tale disposizione, definita già prima 2008 per le società e poi nel 2012 per le ditte individuali, è stata recentemente integrata con il varo del Decreto Semplificazioni (Decreto Legge 16 luglio 2020 n.76), convertito in legge 11 settembre 2020 n. 120.
Approfondiamo insieme qual è la normativa PEC per aziende, definendo chi ha l’obbligo di disporre di una PEC aziendale e quando utilizzarla. Chiariremo poi quali sono i vantaggi della posta certificata e come avviene la sua registrazione.
PEC per le aziende obbligatoria: quali sono i casi?
Come definito già con la Legge 2/2009 e con la Legge 221/2012, e in seguito integrato dalla Legge 76/2020, la posta elettronica certificata è obbligatoria per tutte le imprese e il contatto PEC deve essere iscritto nel Registro delle Imprese. L’indirizzo PEC avrà così valore di domicilio digitale, cioè di luogo virtuale a cui o da cui una data impresa può ricevere o inviare comunicazioni digitali con valore legale.
La registrazione della PEC è dunque obbligatoria per le imprese costituite in forma societaria, intese come aziende o ditte individuali. Esse dovranno segnalare il proprio domicilio digitale al Registro delle Imprese e verificarne poi la corretta iscrizione e pubblica reperibilità. Nel caso in cui l’indirizzo da registrare non fosse di un’impresa quanto di professionisti già iscritti ad albi o elenchi, la PEC dovrà essere riferito ai rispettivi collegi o ordini professionali.
Come specificato nella legge 76, non vi sono particolari distinzioni rispetto settori o tipologie di aziende. Ciò significa che la PEC è obbligatoria sia per aziende agricole che commerciali, quanto anche per imprese di ogni ordine di grandezza o individuali.
Quali sono gli obblighi sull’utilizzo della PEC?
Dopo aver chiarito che la segnalazione della PEC per le aziende è obbligatoria, è importante definire quali sono gli obblighi legati all’uso della stessa. Anche se la legge specifica che società, ditte individuali e Pubbliche Amministrazioni devono dotarsi di una casella di posta certificata, non vi sono restrizioni particolari sull’uso della stessa per le aziende. Vale a dire che è a discrezione della singola impresa scegliere quali comunicazioni veicolare attraverso questa. Ciò che è importante ricordare è semplicemente che, costituendo il nostro domicilio digitale, l’indirizzo PEC è dove ogni azienda sarà tenuta a rispondere per ogni scambio ufficiale.
La normativa PEC per aziende e ditte individuali
Sono diversi i riferimenti normativi che approfondiscono l’uso della posta certificata a livello professionale e nelle Pubbliche aziende. Il primo contenuto della normativa è il Decreto del Presidente della Repubblica dell’11 febbraio 2005 n. 68 e il Decreto 2 novembre 2005 e i suoi allegati. Questo nucleo definisce infatti i dettagli principali sul funzionamento della posta certificata. Altrettanto rilevanti sono invece le già citate Legge 2/2009, il cui articolo 16 sancisce che tutte le società nuove ed esistenti sono tenute a dichiarare il proprio indirizzo PEC tramite il Registro delle Imprese, e la Legge 221/2012, che estende lo standard anche alle imprese individuali.
Nella più recente integrazione del 2020 (Legge 76/2020), invece, sono stati principalmente introdotte delle modifiche sul concetto di domicilio digitale, chiarendone la natura, sulle sanzioni per le imprese che entro il 1 ottobre 2020 non abbiano comunicato l’indirizzo e specifiche rispetto il domicilio digitale inattivo e la registrazione PEC per i professionisti.
In merito alle sanzioni, si arriva fino a un massimo di 2064 euro per quelle società che non hanno comunicato entro la data stabilita il proprio indirizzo; è opportuno dunque muoversi il prima possibile per chi ancora non l’avesse fatto.
Quando utilizzare la PEC e i suoi vantaggi
Dopo aver rapidamente visto la normativa PEC per le aziende vediamo i buoni motivi per cui una PEC risulta un utile strumento di lavoro. Al di là degli obblighi imposti dalla legge, la posta elettronica è un valido supporto nelle comunicazioni professionali, in grado di tutelare sia chi invia che chi riceve un’e-mail. Grazie ai protocolli per lo scambio sicuro, sia i contenuti che gli allegati che vengono trasmessi via PEC possono essere modificati. In questo senso ogni e-mail, abbinata alla sua ricevuta da parte del mittente, avrà valore di prova legale e potrà essere utilizzata in caso di contenziosi.
Inoltre, dal momento che inviare un e-mail via PEC equivale a trasmettere una notifica a mezzo posta, la registrazione di un indirizzo sarà utile per:
- inviare comunicazioni ufficiali a tutti o parte dei membri dell’azienda, anche tra sedi differenti,
- trasmettere cedolini e notifiche stipendi ai dipendenti,
- inviare documenti e scansioni in maniera protetta a figure interne o esterne come Enti e altre aziende,
- recapitare fatture, contratti e avvisi a clienti e fornitori,
- rispondere a bandi di concorso e inoltrare documenti per gare d’appalto,
- tutte le altre comunicazioni in cui siano necessarie le ricevute di invio e consegna.
È dunque chiaro come per le aziende, l’obbligo PEC rappresenti in realtà un chiaro vantaggio nella gestione veloce di molte pratiche burocratiche. Con una sola casella di posta sarà infatti possibile abbattere costi, tempo ed energie generalmente impiegati per la gestione di buona parte della burocrazia aziendale.
Come avviene la registrazione della PEC aziendale?
Sul territorio italiano sono presenti vari gestori e registratori autorizzati che propongono alle aziende, in base alle loro specifiche necessità e richieste, la possibilità di registrare uno o più indirizzi PEC.
La registrazione comporta generalmente la scelta di uno dato pacchetto offerta in cui oltre al singolo indirizzo sono definiti aspetti come:
- la quantità di spazio in Gigabyte disponibili all’utente nella sua casella di posta,
- la specifica di quale sia il dominio su cui un dato indirizzo è registrato, vale a dire ciò che comparirà dopo la chiocciola come ad esempio: @esempio.it o @esempio.com. Determinati pacchetti, infatti, permetteranno all’azienda di avere un proprio dominio o di usarne uno già pre-impostato,
- la presenza o meno di un webmail associato,
- la presenza di servizi anti-virus e anti-spam attivati sulla casella di posta o meno,
- la possibilità di ricevere notifiche su vari dispositivi della ricezione di e-mail.
Scegliendo un registratore autorizzato come RBR Verona, a tutti i benefici precedenti sono da aggiungere aspetti come supporto e manutenzione costante del webmail associato ed eventuali ulteriori estensioni di servizio. Più in generale, registrare PEC aziendali con registratori autorizzati consente di giovare di maggiori personalizzazioni dei servizi, optando per uno specifico anti-virus o un dato anti-spam più adatto alle proprie esigenze o richiedendo più spazio di archiviazione in qualsiasi momento.